Wie die Kanzlei FETTES Recht ihre Mandanten als externe Rechtsabteilung unterstützt

Von der Großkanzlei über einen global führenden Konsumgüterhersteller und einen weltweiten Werbekonzern zur externen Rechtsabteilung junger Kosmetik-, Reinigungsmittel- und anderer Konsumgüterunternehmen – so verlief die berufliche Entwicklung von Rechtanwalt Dr. Maik W. Fettes, dem Gründer der Krefelder Kanzlei FETTES Recht. Ihren Namen fand er über ein sympathisches Missverständnis. Als die mündliche Prüfung zu seiner Doktorarbeit anstand, das sogenannte Rigorosum, notierte die Sekretärin seines Professors „Fettes Rigorosum" im Kalender, woraufhin alle Kolleginnen und Kollegen fragten, wer denn die Person mit der „fetten" – im Sinne von großen – Prüfung sei. „Das Wortspiel habe ich beibehalten. In der kreativen Startup-Szene, für die ich tätig bin, registriert man die Doppeldeutigkeit des Kanzleinamens bis heute mit einem Schmunzeln", sagt Rechtsanwalt Dr. Maik W. Fettes.

Actaport lässt sich sehr intuitiv bedienen, wir haben noch nicht einmal die im Paket enthaltene Schulung in Anspruch genommen, wir haben einfach angefangen.

Dr. Maik W. Fettes

Gründer

Schneller Rechtsrat – vom abmahnsicheren Onlineshop bis zum Lieferantenvertrag

Ein Schwerpunkt der Kanzlei liegt auf dem Werbe-, Wettbewerbs- und Markenrecht. Die Kanzlei FETTES Recht mahnt Wettbewerber wegen irreführender Werbeaussagen ab. Oder sie prüft, ob die Onlineshops und ihre AGB rechtskonform sind. Zum zweiten Schwerpunkt hat sich mit wachsender Größe der Mandanten die wirtschaftsrechtliche Rundumbetreuung entwickelt. Für viele Mandanten, zu denen Startups und mittelständische Unternehmen der Konsumgüterbranche gehören, sind der Kanzleigründer und seine Kollegin sozusagen die Haus- und Hofjuristen.

Darunter ist ein Unternehmen, das die Kanzlei schon betreute, als es mit fünf Mitarbeitern startete, jetzt hat das Unternehmen 250 Angestellte. „Wenn man sich das Vertrauen erworben hat, bleibt man der erste Ansprechpartner, auch wenn wir bei manchen Anfragen zusätzliche Spezialisten hinzuziehen", sagt Dr. Maik W. Fettes.

Gut organisiert dank cloudbasierter Kanzleisoftware

Um für seine junge Kanzlei die richtige Software zu finden, schaute sich Rechtsanwalt Dr. Maik W. Fettes diverse Anbieter an. Für Actaport entschied er sich, weil die cloudbasierte Anwaltssoftware ihm erlaubte, ohne einen gekauften oder gemieteten Kanzleiserver auszukommen und er so auf die Wartung verzichten kann.

Schnelles digitales Arbeiten statt Stau auf der Autobahn

Auch die Flexibilität bei der Arbeitsorganisation war ein Argument, sich für Actaport zu entscheiden. Die zweite Person in der Kanzlei, eine angestellte Rechtsanwältin, hat einen längeren Anfahrtsweg zur Kanzlei. Die cloudbasierte Software erspart ihr den morgendlichen Stau. Wenn keine Präsenztermine im Büro oder bei Gericht anstehen, arbeitet sie mobil und bequem vom Homeoffice aus, der vom Laptop aus zugängliche Kanzleiarbeitsplatz macht's möglich.

„Ich selbst nutze das mobile Arbeiten, um meine Work-Life-Balance zu verbessern", sagt der Kanzleichef. Wenn er beispielsweise am Nachmittag Zeit mit seinen Kindern verbringen möchte, erledigt er die Aufgaben abends, indem er sich von zuhause aus in Actaport einloggt. Per E-Mail und Telefon bleibt er natürlich erreichbar.

Fristenkalender und Termine – alles digital im Griff

Bei der Kanzleiorganisation und der Korrespondenz mit den Gerichten setzt FETTES Recht auch auf die Kanzleisoftware Actaport und das integrierte besondere elektronische Anwaltspostfach beA. Die Terminplanung und die Fristenkontrolle laufen über Actaport, ebenso die Zeiterfassung. „Wichtig für meine Tätigkeit als externe Rechtsabteilung war es von Anfang an, mit einer einfachen Zeiterfassung den Überblick über die zahlreichen Einzeltätigkeiten zu behalten und diese dann abzurechnen." Das leistet Actaport dank der Verknüpfung mit dem Buchhaltungsbutler.

Die Übersicht über die einzelnen Zeitaufwände zu behalten, ist auch deshalb wichtig, weil der Rechtsanwalt rasch zwischen vielen verschiedenen Anliegen hin und her switchen muss. „Als externe Rechtsabteilung bin ich in vielen laufenden Projekten involviert, wo ich oft schnell auf Mails reagieren und kurzfristig Hilfestellung geben muss." Daneben liegen umfangreichere Projekte auf seinem digitalen Schreibtisch. Zum Beispiel Verträge, die er entwerfen oder prüfen muss. Für diese braucht Rechtsanwalt Fettes allerdings nicht nur den Bildschirm, sondern auch den normalen Schreibtisch, denn längere Dokumente druckt er sich gerne aus und breitet sie vor sich aus, um sie durchlesen zu können. „Ganz papierfrei sind wir nicht, denn ab mehr als 20 Seiten Text lese ich den Vertrag oder Schriftsatz lieber in ausgedruckter Form als am Bildschirm", sagt der Rechtsberater.

Und wenn's mal hakt, steht der Support sofort bereit

Ein Faktor, der ihn in seiner Entscheidung für Actaport bestärkt hat, ist die Schnelligkeit des Supports.„Wenn etwas mal nicht funktioniert, hat man bei Actaport sehr schnell sehr guten Support. Das sind oft Kleinigkeiten, aber sie sind essenziell für die reibungslose Kanzleiorganisation."Die Anfragen, die ihm der Actaport Support beantwortet, betreffen zum Beispiel die Rechnungserstellung. „Frage ich im Support-Chat nach, wie ich im Buchhaltungsbutler eine Rundungsdifferenz entfernen kann, erhalte ich direkt im Chat eine Lösung."

Ein anderes Beispiel betraf die Arbeit mit den Dokumentenvorlagen, mittels derer er mit wenigen Klicks Anschreiben und Schriftsätze anlegt, in denen sich die Vorlage die Namen der Beteiligten direkt aus der Akte zieht. „Da muss man sich ein bisschen reinfuchsen, aber dann beschleunigen die Vorlagen die Arbeit enorm", sagt Rechtsanwalt Dr. Maik W. Fettes. Er hat sich sämtliche Dokumentenvorlagen mit den Feldfunktionen von Actaport selbst erstellt. Was anfänglich nicht glattlief, war die Einbindung der Grafik mit dem Kanzleilogo. Sie lag als JPG-Datei im DIN-A4-Format hinter dem Word-Dokument, war jedoch immer verschoben, wenn der Rechtsanwalt einen neuen Brief verfassen wollte. Der Support zeigte ihm, welche Einstellung er ändern musste, und seitdem sitzt sie dort, wo sie sitzen soll. „Das war kein dramatischer Fehler, aber ein leidiges Problem, und der Support konnte sofort helfen."

Personell ist man bei FETTES Recht effizient aufgestellt

Auch der Umzug zu Actaport ging ausgesprochen glatt über die Bühne. Die Alt-Akten, die er in der vorigen Kanzleisoftware angelegt hat, verwendet er so lange weiter, bis das jeweilige Mandat endet. Alles, was seit dem Umzug zu Actaport neu dazugekommen ist, wird in Actaport angelegt. Diese Office-Tätigkeiten erledigen Rechtsanwalt Maik Fettes und seine Kollegin dank ihrer effizienten digitalen Organisation selbst. Personell ist die Kanzlei ungeachtet ihres Namens ausgesprochen schlank aufgestellt, eine Assistenz gibt es bislang keine. Das könnte sich ändern. „Wenn sich die Mandate weiterhin so gut entwickeln – auch dank der Weiterempfehlungen aus dem Netzwerk und den Gründervereinigungen –, könnte schon bald ein weiterer Anwalt oder eine weitere Anwältin dazukommen."

Die Kanzlei FETTES Recht am Standort Krefeld berät mit zwei Rechtsanwälten Unternehmen und Startups der Konsumgüterbranche mit Schwerpunkt Wettbewerbs- und Markenrecht und unterstützt sie als externe Rechtsabteilung.

Mehr Informationen finden Sie hier: www.fettes-recht.de