wie ist der Stand nach 1,5 Jahren Actaport Nutzung?

Sie arbeiten seit Ihrer Gründung Anfang 2021 mit Actaport. Was ist der größte Vorteil, den Actaport Ihnen für Ihre Kanzlei gebracht hat?

Der wohl wichtigste Vorteil der digitalen Kanzleisoftware ist die höhere Arbeitseffizienz. Bei VVV Recht bin ich mit nur einer Mitarbeiterin und 35 Stunden Arbeitszeit so produktiv wie in meiner alten Kanzlei mit rund 45 Arbeitsstunden. Natürlich könnte ich noch mehr arbeiten und noch mehr Mandate annehmen. Ich nutze die gewonnene Zeit lieber für ein Eis mit meiner kleinen Tochter in der Regensburger Altstadt, wenn ich sie aus der KiTa abgeholt habe. Oder ich nehme mir die Zeit, meine Mandanten persönlich ausführlicher zu beraten.

Stichwort Effizienz, was spart in der Verkehrs- und Versicherungsrechtskanzlei VVV Recht am meisten Zeit?

Die Arbeit mit den Textvorlagen und Textbausteinen. Wenn meine Assistentin Sandrina Reicherseder die Akte mit den Beteiligten angelegt hat, kann sie mit den Textvorlagen sofort mit der Arbeit beginnen. Eine Textvorlage, zum Beispiel „Akteneinsicht beantragen" oder Schreiben an Reparaturwerkstatt oder Abschleppdienst, zieht sich automatisch die Angaben aus der Akte. Das händische Ausfüllen von Adresse, Aktenzeichen, Anrede etc. entfällt. Die Textvorlage enthält mehrere Textbausteine – Begrüßung, Bitte um Akteneinsicht und Grußformel. Platzhalter für den Namen ziehen sich den Adressaten aus der Akte. Solche Anschreiben verschickt sie selbstständig. 

Schriftsätze formulieren Sie aber selbst? Oder nutzen Sie Textvorlagen?

Tatsächlich habe ich für meine drei Schwerpunkte – Berufsunfähigkeitsversicherung, Verkehrsunfälle und Gebäudeversicherung – auch Textvorlagen. Zum Beispiel für eine Klageschrift. Diese enthält alle wichtigen Prüfpunkte: Vertragsverhältnis, Schadenshöhe, Anspruchsbegründung dem Grunde und der Höhe nach. Dadurch dienen sie mir als Gliederung und helfen mir an alles zu denken. Ich kümmere mich dann um die Details. Da ist genug zu tun. Die Bandbreite meiner Themen ist ja sehr groß. Im Verkehrsrecht reicht das von Trunkenheit im Verkehr über Verkehrsunfälle bis hin zum VW-Abgasskandal.

Woher stammen diese funktionalen Textvorlagen, haben Sie die verfasst?

Die Gründung von VVV Recht habe ich genutzt, um die Prozesse in der Kanzlei optimal aufzusetzen und alles was mir bei meiner vorigen Kanzlei nicht gefallen hat, besser zu machen. Dazu gehörte auch das Aufsetzen der Textvorlagen. Actaport war mir anfänglich behilflich, anschließend haben wir weitergemacht. Nun habe ich Textvorlagen von A bis Z. In einem Textbaustein, z.B. Begrüßung, kann man Platzhalter für den Namen einsetzen. Diese Form der Automatisierung ist schon sehr hilfreich. Und es kommen ja immer wieder neue Features dazu.

Würden Sie Actaport weiterempfehlen?

Es kommen oft Anfragen von Kollegen, da spreche ich gerne eine Empfehlung aus. Ich mache das gerne, denn der Austausch hilft mir auch für meine eigene Arbeit mit Actaport. Jemand, der neu dabei ist, benutzt er vielleicht neu eingeführte Features, von denen ich noch gar nichts erfahren hatte. Man hat sich dran gewöhnt, auf eine bestimmte Weise zu arbeiten und weiß gar nicht, dass es mit einem anderen Ansatz noch besser ginge. Dafür kann ich mich dann mit Tipps revanchieren, beispielsweise wie man mit der digitalen Akte auch offline arbeiten kann. Zum Beispiel, wenn man bei Gericht kein WLAN hat oder auf Reisen ist.

Ihre Mandantschaft kommt immer noch aus dem Großraum Regensburg oder reisen Sie auch viel in der Republik herum?

Das Einzugsgebiet hat sich nicht geändert. Dennoch hatte ich neulich einen Gerichtstermin in Köln, weil ein Regensburger Mandant seine Berufsunfähigkeitssache mit delikaten Fragen zu psychischen Krankheiten und ähnlichem nicht zuhause verhandeln lassen wollte, wo ihn alle kennen. Da habe ich mir die gesamte Akte als Offline-Akte auf den Laptop gezogen, und auf der Zugfahrt durchgearbeitet.

Was vermissen Sie an der digitalen Akte? Dass man sie nicht anfassen kann?

Tatsächlich ist die Haptik bei einer Akte ziemlich wichtig. Man muss sie sich zu eigen machen, indem man zum Beispiel unten auf Seite 5 ein farbiges Post-It einklebt oder mit einem knallgelben Textmarker die Aussagen markiert, die man im Prozess bestreiten muss. Ich habe AdobePro abonniert, weil ich damit Kommentare, Gliederungen, Bilder und Markierungen anbringen kann. Ich freue mich darauf, dass Actaport selbst daran arbeitet, eine Partnersoftware einzubinden, die PDFs bearbeitbar macht.

Lieber Herr Krziminski, vielen Dank für das Gespräch!

Zur ersten Kundenstory mit Herrn Krziminski