Top organisiert – ein Blick ins Backoffice von VVV Recht in Regensburg

Die Wände zieren Bilder von Regensburg statt Aktenschränke

Beginnt Sandrina Reicherseder morgens gegen neun Uhr in den geschmackvoll eingerichteten Büroräumen in der Krebsgasse 9a ihren Arbeitstag, loggt sie sich als Erstes in die Kanzleisoftware Actaport ein. Vor ihr auf dem Schreibtisch stehen drei Bildschirme. Auf dem einen sieht sie die Termine, auf dem zweiten das Postfach und auf dem dritten das Dashboard mit den Aufgaben des Tages.

Als Erstes schaut sie nach, welche Termine anstehen, ob und wann Rechtsanwalt Krziminski zu Gericht muss, ob Mandanten zu Besuch kommen und welche Fristen ablaufen. Anschließend geht sie zum Briefkasten und holt die in Papierform angekommene Post heraus. Die fünf oder zehn Schreiben von Gericht, Versicherungen, Polizeibehörden etc. scannt sie ein. Aus dem Scanordner lädt sie die gescannten Briefe direkt ins Actaport Postfach hoch.

Dann wendet sie sich dem elektronischen Postfach zu. Sowohl die eingescannte Post wie auch alle über das elektronische Mail-Postfach eingegangenen Briefe werden „veraktet". Anstatt Blätter zu lochen und abzuheften, sortiert sie die Briefe per Klick auf das „Verakten"-Symbol einem Aktenzeichen zu. Damit verschwinden die Briefe aus dem Posteingang und tauchen bei der Akte wieder auf. Außerdem kann sie die Schreiben direkt einem Bearbeiter zuordnen, also entweder sich oder Rechtsanwalt Krziminski. Obwohl das Geschäft brummt, können zwei Personen das Ganze bequem bewältigen: Rechtsanwalt Thomas Krziminski und Sandrina Reicherseder als Assistenz.

Schaffen statt lochen und abheften

Als Drittes wendet sie sich den Aufgaben zu. In der alten Kanzlei gab es rote Diktatkassetten für wichtigen und schwarze Kassetten für die normalen Sachen. Bei Actaport signalisiert ein „Pfeil", ob eine Angelegenheit wichtig ist oder warten kann. Die aktuelle Aufgabe heißt „Strafakte anlegen und Akteneinsicht beantragen für einen Verkehrsunfall vom 15. März". Mit Actaport ist das rasend schnell erledigt. Früher musste sie dafür ein Handaktenblatt ausfüllen, die neue Handakte beschriften und dann im Regal einen Platz finden. Jetzt ist das Anlegen eine Sache weniger Minuten. Die Assistentin trägt die Hauptbeteiligten, also Mandant und Gegenseite, ein. Dazu die Unterbeteiligten: Gericht, Rechtsbeistand, Haftpflicht- und Rechtsschutzversicherungen, Polizei, Sachverständige oder Autowerkstatt.

Sind die Namen bereits im System hinterlegt, reicht ein Klick, und die Namen werden übernommen. Ansonsten geht sie auf Kontakt anlegen und trägt die Beteiligten neu ein.

Textvorlagen erleichtern das Beantragen von Akteneinsicht

Auch das Beantragen der Akteneinsicht ist eine Sache von höchstens fünf Minuten. Hier kommen die sorgfältig in Actaport angelegten Textvorlagen zum Einsatz. Die Assistentin ruft die Vorlage „Mandatierung und Akteneinsicht Strafrecht" auf. Automatisch zieht sich die Kanzleisoftware die zuvor eingetragenen Namen der Beteiligten sowie alle anderen bereits der Akte zugeordneten Daten – Faxnummer, Aktenzeichen der Polizei, Versicherungsnummer – und fertig ist das Schreiben. „Für ein Schreiben, das bei uns ungefähr jeden Tag einmal rausgeht, ist das eine enorme Zeitersparnis", sagt Sandrina Reicherseder.

Neue Textbausteine, die noch nicht im Actaport Baukasten enthalten sind, kann sie jederzeit im Actaport Menü „Textbausteine" erstellen. Dort kann sie auch vorhandene Textbausteine ändern. 

Die gewonnene Zeit nutzt die Betriebswirtin, um einen neuen Mandanten willkommen zu heißen, erste Fragen zu beantworten und beim Ausfüllen des Mandantenfragebogen zu helfen. Der Mandantenfragebogen ist eines der wenigen Papierstücke, die noch in der Kanzlei vorhanden sind. Auch echte Bücher sind Mangelware, denn seine Fachliteratur konsultiert Rechtsanwalt Krziminski in einer Datenbank.

Statt hoher Regalwände zieren Panoramabilder von Regensburg die Büroräume. „Ich finde es schön, dass es hier gar nicht so sehr nach Kanzlei aussieht", sagt Sandrina Reicherseder, „und ich glaube, das empfinden unsere Mandanten auch so."

Wenn die Mandanten nicht persönlich in die Kanzlei kommen, rufen sie an, um zum Beispiel Auskunft zu einer laufenden Sache zu erhalten. Auch hier reicht Reicherseder ein Klick auf das Aktenzeichen oder den Mandantennamen, und sie hat alle Daten übersichtlich vor sich.

Schlanke Personalplanung

Auch die Buchhaltung und die Kasse sind Tätigkeiten, um die sich Sandrina Reicherseder allein kümmert. Ist es Fremdgeld, dass eine Versicherung bezahlt hat und das an den Mandanten weitergegeben werden muss oder sind es Honorare für die Kanzlei? Dank der in Actaport integrierten Finanzbuchhaltungssoftware ist auch das eine Sache von jeweils wenigen Minuten.

„Früher habe ich pro Tag fünfzig Handakten und Aktenordner durchs Büro getragen, und sie abends wieder weggeräumt. Heute reichen zwei Klicks und ich habe Feierabend.“Sandrina Reicherseder, Assistentin der Geschäftsführung, Kanzlei VVV Recht

Mittags erledigt Sandrina Reicherseder die per Kurier gebrachte Post. Es folgt die gleiche Prozedur wie am Morgen, mit Einscannen und dem Verakten der Schreiben. Pünktlich um 17 Uhr macht sie das Büro zu und es beginnt die Freizeit mit Sport und einem Getränk mit Freunden in der schönen Regensburger Altstadt. Bei schönem Wetter gerne in einem der zahlreichen Straßencafés.

Und was passiert, wenn Sandrina Reicherseder mal nicht im Büro ist? Dank der cloudbasierten Kanzleisoftware kein Problem. Sie arbeitete einfach von zuhause aus. Zwar steht zuhause nur ein Bildschirm und natürlich steht der Scanner für die Post auch nur im Büro. Doch wenn Rechtsanwalt Thomas Krziminski das Einscannen der Post übernimmt, kann sie von zuhause aus den Rest erledigen.

Vermisst sie manchmal das traditionelle Arbeiten mit Diktatkassette und Papier? „Ganz bestimmt nicht", sagt Sandrina Reicherseder lachend.

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